हर कोई इस बात से सहमत होगा कि चिकित्सा कार्यालय का प्राथमिक कार्य अपने मरीजों की देखभाल है, हालांकि, अभ्यास में रहने और बढ़ने के लिए, कार्यालय को प्रदान की जाने वाली सेवाओं के लिए भुगतान जमा करना होता है। कोडिंग, बिलिंग और संग्रह मेडिकल ऑफिस स्टाफ के कर्तव्यों का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं और इन कर्तव्यों के सफल समापन के लिए उचित प्रशिक्षण और दिशानिर्देश महत्वपूर्ण हैं।
बिलिंग विभाग चिकित्सक के कार्यालय में कोडिंग कर्मियों के साथ बहुत करीबी काम करता है। कुछ मामलों में, वही व्यक्ति कोडिंग, बिलिंग और संग्रह कर्तव्यों का पालन करता है लेकिन ये तीन अलग-अलग स्थितियां हैं। जबकि प्रत्येक नौकरी के कुछ पहलू दूसरों के साथ छेड़छाड़ करते हैं, उनके पास भी बहुत विशिष्ट जिम्मेदारियां होती हैं।
कोडिंग वास्तव में पहचानने योग्य कोड के माध्यम से प्रक्रियाओं में समानता लाने के द्वारा बिलिंग प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाता है। बीमा कंपनियों द्वारा मान्यता प्राप्त मानक निदान कोड और प्रक्रिया कोड का उपयोग करना, सभी चिकित्सा प्रथाओं और प्रासंगिक देखभाल संबंधी एजेंसियों, चिकित्सा कोडर यह सुनिश्चित करेगा कि बीमा कंपनियां या "वाणिज्यिक भुगतानकर्ता" या मेडिकेयर और मेडिकेड (सीएमएस) के केंद्र बिल की गई वस्तु और कैसे निदान उस प्रक्रिया , परीक्षण, या उपचार की गारंटी देता है।
बिलिंग प्रक्रिया रोगी के सेवन पर शुरू होती है। यदि संभव हो तो रोगी को देखा जाने से पहले सभी बीमा सूचनाएं प्राप्त करना महत्वपूर्ण है ताकि सभी पार्टियां समझ सकें कि प्रत्येक यात्रा और प्रक्रिया से रोगी को जेब से कितना खर्च आएगा।
आपके मरीजों को सेवाओं के भुगतान के संबंध में कम आश्चर्य की बात है, हर कोई खुश होगा। जब रोगी बीमा जानकारी प्राप्त करता है और प्रस्तुत करता है तो यह महत्वपूर्ण है कि दी गई जानकारी बीमा कंपनी के साथ सक्रिय, लाभ की अनुमति है, और प्रदाता वर्तमान में उस विशिष्ट दाता से अनुबंधित है।
वेबसाइटों में गलत जानकारी है, अनुबंध समाप्त हो गया है और लाभ बदलते हैं इसलिए डेटा को सत्यापित करना बहुत महत्वपूर्ण है।
समय, राजस्व और बढ़ोतरी को बचाने के लिए, कार्यालय की यात्रा के सामान्य दायरे से बाहर की जाने वाली प्रत्येक प्रक्रिया को पहले से ही, या विशिष्ट बीमा योजना की समय सीमा के भीतर पहले से प्राधिकृत किया जाना चाहिए। रोगी से होने वाले किसी भी भुगतान पर प्रक्रिया, परीक्षण, चिकित्सा या उपचार से पहले चर्चा और एकत्र किया जाना चाहिए। बाद में किसी भी समस्या से बचने के लिए चिकित्सक द्वारा रोगी को देखा जाने से पहले प्रतियां हमेशा भुगतान की जानी चाहिए।
पिछले देय राशि का संग्रह प्रतिपूर्ति का कम से कम प्रभावी तरीका है। जितना अधिक बिल बिलकुल बिलकुल है, उतना ही कम होने की संभावना है और समय और पेरोल घंटों में कार्यालय जितना अधिक खर्च होता है। आपके मेडिकल कार्यालय में प्रभावी कोडिंग और बिलिंग स्टाफ रखने का यह सबसे अच्छा कारण है।
एक वाणिज्यिक भुगतानकर्ता द्वारा अस्वीकार किया गया दावा समय पर भुगतान नहीं किए जाने वाले बिल का संभावित कारण है। जब रोगी और कर्मचारियों दोनों ने पहले से सावधानी बरतनी है, तो यह कम संभावना है, लेकिन ऐसा होता है। कर्मचारियों द्वारा किसी भी स्पष्टीकरण या स्पष्टीकरण के साथ अपील आवश्यक हो सकती है। रोगी द्वारा अपील एक और संभावित समाधान है, लेकिन रोगी को इस संभावना से अवगत कराया जाना चाहिए कि वे किसी भी बकाया शेष के लिए जिम्मेदार होंगे।
जबकि एक भुगतानकर्ता समझौता अक्सर रोगी सेवन पेपरवर्क भरते समय व्यवसाय के पहले आदेशों में से एक होता है, संभावना यह है कि रोगी ने दस्तावेज़ को ध्यान से नहीं पढ़ा। कभी-कभी रोगी उस समय अच्छी तरह से महसूस नहीं कर रहा था और दस्तावेज़ पर ध्यान नहीं दिया था, या वे बस बीमा कंपनियों द्वारा भुगतान किए जाने वाले अधिकांश या सभी बिलों की अपेक्षा करते हैं। कोई समस्या होने से पहले वित्तीय ज़िम्मेदारी पर चर्चा करना किसी भी असहज और संभवतः भावनात्मक मुठभेड़ से बचने के लिए कार्रवाई का सबसे प्रभावी तरीका है।
कोडिंग, बिलिंग और संग्रह एक समृद्ध चिकित्सा सुविधा के लिए महत्वपूर्ण हैं चाहे आकार या विशेषता चाहे कोई फर्क नहीं पड़ता।
उचित प्रशिक्षण, निरंतर शिक्षा, और कानून, कोड, या बीमा प्रथाओं में वर्तमान परिवर्तनों के निर्देश अनिवार्य हैं। अद्यतित संदर्भ सामग्री और उपकरण इन कर्मचारियों के सदस्यों को रोगियों और चिकित्सा कार्यालय दोनों पर सकारात्मक प्रभाव डालने की अनुमति देते हैं।