साफ़ और संक्षिप्त कैसे हो
योजना और देखभाल के साथ, चिकित्सा कार्यालय प्रबंधक सफल संचार तकनीकों और अभ्यास के माध्यम से दक्षता और प्रभावशीलता में वृद्धि कर सकते हैं। किसी भी रिश्ते में संचार सबसे महत्वपूर्ण साधनों में से एक है, चाहे वह निजी या पेशेवर हो। चिकित्सा कार्यालय में, मरीजों की देखभाल सुनिश्चित करने के लिए कर्मचारियों के बीच स्पष्ट संचार आवश्यक है।
संचार 2-रास्ता है
संचार पूरा होने के लिए, साझा करने के लिए विचार या जानकारी होनी चाहिए, कोई जानकारी या विचार देने के लिए, और कोई व्यक्ति जो जानकारी प्राप्त करेगा।
जब संचार पारस्परिक होता है, तो संचार सबसे अच्छा होता है, जिसका अर्थ यह है कि प्रत्येक व्यक्ति के बीच विचार और जानकारी साझा की जाती है, जिसमें प्रत्येक देने और विनिमय से लिया जाता है। जब संचार एक तरफा होता है, तो गलत संचार या गलतफहमी की संभावना अधिक होती है, और इससे अनमेट उम्मीदों और खराब नतीजों का कारण बनता है।
एक रिश्ते में, अक्सर हम वापस जाते हैं और किसी भी गलतफहमी के लिए क्षमा चाहते हैं और पुनः प्रयास करें। लेकिन एक चिकित्सा कार्यालय में, गैर-संचार दोनों शारीरिक और वित्तीय रूप से महंगा हो सकता है। सबसे प्रभावी नेताओं के बीच अध्ययन से पता चलता है कि एक प्रबंधक या नेता का स्वामित्व और उपयोग करने का संचार सबसे महत्वपूर्ण कौशल है।
चिकित्सा कार्यालय सेटिंग में प्रभावी संचार
सबसे प्रभावी रूप से स्पष्ट और संक्षिप्त जानकारी संवाद करने के लिए महत्वपूर्ण है।
चाहे एक लिखित संचार में, एक कार्यालय ईमेल के माध्यम से, एक बातचीत पर, या समूह सेटिंग में, विषय पर चिपकना और बिंदु से भटकना महत्वपूर्ण नहीं है। पांच डब्ल्यू और पत्रकारिता के एच दृष्टिकोण का उपयोग इस मुद्दे पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करेगा:
- कौन: साझा की जा रही जानकारी की आवश्यकता कौन है? यह जानकारी कौन प्रभावित करेगी? उत्तरदायी कौन होगा या होगा?
- क्या: क्या कदम उठाने की जरूरत है? क्या परिणाम वांछित है? प्रक्रिया या परियोजना को पूरा करने के लिए किन संसाधनों की आवश्यकता है? इस मामले को सीधे प्रभावित करने वाली परिस्थितियां क्या हैं?
- क्यों: यह महत्वपूर्ण क्यों है? इस जानकारी को प्राप्त करने वाले व्यक्ति को क्यों शामिल किया गया है?
- कहां: घटना, बैठक, कार्य कहां होगा? परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक सामग्रियों या डेटा कहां हैं?
- कब: बैठक कब होती है? अंतिम तिथि कब है? प्रतिक्रिया या प्रगति का अनुरोध कब किया जाता है?
- कैसे: सफलता कैसे मापा जाएगा? प्रदर्शन का मूल्यांकन कैसे किया जाएगा? पूरा होने का निश्चित कैसे होगा?
स्पष्ट और संक्षिप्त रहें - चेटर और फ्लफ को हटा दें
ये केवल कुछ प्रश्न हैं जिन्हें जानकारी को स्पष्ट और संक्षिप्त रखने के लिए संबोधित किया जा सकता है। दूसरों को संबोधित करते समय अंगूठे का एक और अच्छा नियम यह है: "कहें कि आपका क्या मतलब है, और इसका मतलब है कि आप क्या कहते हैं।"
जब अन्य जानते हैं कि आप सार्थक जानकारी और फीडबैक देते हैं, तो वे ध्यान से सुनने और सम्मान के साथ अपने विनिमय को सम्मानित करने की अधिक संभावना रखते हैं। एक प्रबंधक जो गपशप करता है, गैर-व्यावसायिक मामलों के बारे में लगातार चैट करता है, या बैठकों के दौरान विषय से दूर रहना कम प्रभावी होगा क्योंकि उनके कर्मचारी "फ्लफ" को ट्यून करना शुरू कर देंगे। हालांकि अपने सहकर्मियों और कर्मचारियों के साथ काम करना महत्वपूर्ण है, लेकिन पेशेवर जागरूकता रखना भी उतना ही महत्वपूर्ण है।
प्रतिक्रिया दें - सक्रिय सुनना
प्रतिक्रिया प्रभावी संचार का एक और महत्वपूर्ण हिस्सा है। फीडबैक सुनना सभी पार्टियों को समझने में सहायता करेगा। "सक्रिय सुनवाई" नामक एक तकनीक यह सुनिश्चित करने के लिए सहायक उपकरण है कि समझ पूरी हो गई है। इस तकनीक में, श्रोता उनके द्वारा अपने शब्दों में सुनाई गई जानकारी को दोहराएगा। यदि यह जानकारी सही है, तो एक्सचेंज पूरा हो गया है, अगर जानकारी के प्रेषक इस समय किसी भी गलतफहमी को सही नहीं कर सकते हैं। यह विनिमय केवल थोडा अधिक समय लेता है और उत्तरदायित्व बनाने के लिए एक कुशल उपकरण है क्योंकि एक्सचेंज में शामिल हर कोई जानता है कि उम्मीदें स्पष्ट और समझी गई थीं।
चिकित्सा कार्यालय में स्पष्ट संचार के लाभ
स्पष्ट और प्रभावी संचार समय, धन और उत्तेजना बचाता है। जब सभी पार्टियां समझती हैं कि क्या आवश्यक है, अपेक्षित और स्वीकार्य है, प्रगति अधिक निश्चित है। जब सभी पार्टियां समझती हैं कि कुछ जरूरी क्यों है, तो वे सम्मान महसूस करते हैं। जब विचारों का आदान-प्रदान किया जाता है और प्रतिक्रिया माना जाता है, तो सभी पार्टियां प्रक्रिया में शामिल और महत्वपूर्ण महसूस करती हैं। कार्यालय मनोबल और अभ्यास की समग्र सफलता के लिए समावेश और महत्व की ये भावनाएं महत्वपूर्ण हैं।