ई-मेल नेटिकेट दिशानिर्देश

इन दिनों फोन कॉल, "घोंघा" मेल और यहां तक ​​कि कुछ मामलों में आमने-सामने बैठकों की तुलना में इलेक्ट्रॉनिक संचार अधिक लोकप्रिय हो रहा है। चिकित्सा कार्यालय समेत किसी पेशेवर सेटिंग में, सहकर्मियों, मरीजों, चिकित्सकों, अस्पतालों, विक्रेताओं या अन्य पेशेवरों को ईमेल भेजते समय कई चीजों पर विचार करना महत्वपूर्ण है।

लोग अपने दिन का एक बड़ा हिस्सा ईमेल खोलने और पढ़ने के लिए खर्च करते हैं।

मूल्यवान समय अप्रभावी और महत्वहीन ईमेल पर बर्बाद नहीं किया जाना चाहिए। फोन, मेल पत्राचार या आमने-सामने के समान पेशेवरता को ईमेल में भी व्यक्त किया जाना चाहिए। हमेशा याद रखें कि एक ईमेल संचार का एक रूप है और जिस तरीके से रिसीवर संदेश की व्याख्या करता है वह एकमात्र चीज है जो मायने रखती है।

ईमेल बनाने और भेजने से पहले, अपने आप से कई प्रश्न पूछें।

• क्या मैं जिस सूचना को भेज रहा हूं, उसके लिए ईमेल संचार का सर्वोत्तम रूप है?
• क्या यह पेशेवर है?
• क्या यह एचआईपीएए अनुपालन है?
• क्या यह सही ढंग से मुझे और चिकित्सा कार्यालय का प्रतिनिधित्व करता है?

ईमेल शिष्टाचार नियम # 1

भेजने से पहले अपने संदेश की सामग्री के बारे में सोचें। सुनिश्चित करें कि ईमेल कॉल या मीटिंग के बजाय आपके संदेश के लिए ईमेल संचार का उपयुक्त रूप है। ध्यान रखें कि सामग्री को आपके मेडिकल कार्यालय से अपेक्षित छवि और पेशेवरता के स्तर को प्रतिबिंबित करना चाहिए।

अश्लील, आक्रामक, बदनामी, बदनामी करने वाले, नस्लवादी या यौन प्रकृति वाले किसी भी ईमेल को न भेजें, अग्रेषित करें या उत्तर न दें। दंड आपके और मेडिकल कार्यालय के लिए गंभीर हो सकते हैं।

ईमेल शिष्टाचार नियम # 2

उचित व्याकरण, विराम चिह्न, और वर्तनी का प्रयोग करें। फिर, आपका संदेश आपके मेडिकल कार्यालय का प्रतिबिंब है।

साथ ही, संदेश को संक्षिप्त रखना सुनिश्चित करें और अपने संदेश के लिए उचित लेआउट का उपयोग करें जो इसे पढ़ने में आसान बनाता है। भेजने से पहले अपने ईमेल को प्रमाणित करें ।

सभी सीएपीएस का उपयोग न करें क्योंकि इसे ऑनलाइन दुनिया में चिल्लाना या चीखना माना जाता है। किसी शब्द या वाक्यांश पर जोर देने के लिए बोल्ड या इटालिक्स का प्रयोग करें। इसके अलावा, अत्यधिक फैंसी या अजीब फोंट का उपयोग करने से बचें क्योंकि यह आपके ईमेल को पढ़ने में अधिक कठिन बनाता है।

ईमेल शिष्टाचार नियम # 3

सुनिश्चित करें कि ईमेल उचित प्राप्तकर्ता को भेजा जा रहा है। एक चिकित्सा कार्यालय में जानकारी, विशेष रूप से रोगी की जानकारी से संबंधित, केवल आधार जानने के लिए साझा की जानी चाहिए। साथ ही, इस बात पर विचार करें कि लोग उन सूचनाओं पर विचार कर सकते हैं जो उनके लिए प्रासंगिक नहीं हैं "जंक मेल"।

व्यक्तिगत और गोपनीय जानकारी पर चर्चा न करें या ईमेल में रोगी फ़ाइलों को संलग्न न करें । खाते की समीक्षा करने के लिए किसी को सलाह देने के लिए रोगी खाता संख्या या चिकित्सा रिकॉर्ड नंबर का उपयोग करें। आपकी जानकारी वहां ध्यान दी जानी चाहिए।

ईमेल शिष्टाचार नियम # 4

जब संभव हो तो 24 घंटे के भीतर पेशेवर ईमेल का जवाब दें। यदि यह आपको पर्याप्त समय नहीं देता है, तो कम से कम यह कहने का जवाब दें कि आपको ईमेल प्राप्त हुआ है और आप जितनी जल्दी हो सके उन्हें वापस मिलेंगे।

स्पैम का जवाब न दें या सदस्यता लेने / सदस्यता समाप्त करने का अनुरोध न करें ।

यह केवल अधिक स्पैम उत्पन्न करेगा जो आपके व्यवसाय ईमेल को बाढ़ देगा।

ईमेल शिष्टाचार नियम # 5

ईमेल से भावनाओं को दूर रखें। विनम्र और पेशेवर बनें। इस तरह के रिश्ते को बनाने के लिए पर्याप्त समय बीतने के बाद जानें कि आप कौन सा अनौपचारिक हो सकते हैं।

किसी ईमेल में कुछ भी न कहें जिसे आप बाद में पछतावा कर सकते हैं। क्रोध में ईमेल भेजने या जवाब देने पर सावधान रहें। कभी भी किसी अन्य व्यक्ति के बारे में व्यक्तिगत टिप्पणियां न करें, ऐसी टिप्पणियां करें जो किसी को अपमानित करें या कुछ भी कहें जो आप व्यक्तिगत रूप से नहीं कहेंगे।

ईमेल शिष्टाचार नियम # 6

कम से कम हास्य, चुटकुले और विडंबना रखें। ईमेल में इरादे अक्सर "अनुवाद में खो जाते हैं" और लोगों को हमेशा मजाक नहीं मिल सकता है।

प्राप्तकर्ता के परिप्रेक्ष्य से इसके बारे में सोचें।

चेन अक्षरों को भेजें, अग्रेषित करें या जवाब न दें। यह अनौपचारिक व्यवहार है और कुछ लोग इसे जंक मेल के रूप में देखते हैं। याद रखें कि आपके द्वारा भेजी गई किसी भी सामग्री को छवि और आपके चिकित्सा कार्यालय से अपेक्षित पेशेवरता के स्तर को प्रतिबिंबित करना चाहिए।