सही समय का चयन करें, एक एजेंडा सेट करें, चल रहे महत्व के आइटम पर चर्चा करें
एक कुशल और उत्पादक तरीके से उपयोग किए जाने पर मेडिकल ऑफिस स्टाफ मीटिंग काफी प्रभावी हो सकती है। बैठक पूरे अभ्यास के लिए संचार का एक बड़ा रूप है और नियमित आधार पर आयोजित की जानी चाहिए। जब मीटिंग्स साप्ताहिक निर्धारित की जाती हैं, द्विपक्षीय या यहां तक कि मासिक, प्रबंधक और कर्मचारी समय-समय पर कार्यालय के भीतर मुद्दों को संबोधित कर सकते हैं।
कई बार बैठकें अप्रभावी हो सकती हैं जब समय सीमाओं को समायोजित करने के लिए पर्याप्त योजना नहीं होती है या प्रस्तुत की गई जानकारी उचित ढंग से व्यवस्थित नहीं होती है। यहां कई तरीके हैं जिनसे आप अधिक प्रभावी मेडिकल ऑफिस मीटिंग्स होस्ट कर सकते हैं।
1 -
कार्यसूचीएक मानक एजेंडा विकसित करना आपको महत्व के क्रम में प्रत्येक मीटिंग में प्रमुख विषयों को संबोधित करने की अनुमति देता है। यह प्रत्येक मीटिंग को सुचारु रूप से बहने और सभी महत्वपूर्ण विषयों पर चर्चा करने के लिए पर्याप्त समय के साथ विषय पर रहने की अनुमति देता है। कई बार बैठकें निर्धारित समय पर चली जाएंगी, लेकिन जब तक महत्वपूर्ण मुद्दों को संबोधित किया जाता है तब तक आपकी बैठक समय पर समाप्त हो सकती है।
एक आम बैठक एजेंडा में शामिल हैं:
- आपका स्वागत है और परिचय
- अनुपस्थिति
- पिछली बैठक के मिनट
- पिछली बैठक से उत्पन्न मुद्दे
- महत्व के क्रम में चर्चा की जाने वाली वस्तुओं की सूची
- कोई अन्य व्यवसाय स्टाफ के सदस्यों को अन्य विषयों को लाने की इजाजत देता है
- अगली बैठक के लिए कोई नया व्यवसाय
- बैठक के करीब
वस्तुओं की सूची में, मानक आइटम शामिल करें जिन्हें प्रत्येक मीटिंग में संबोधित किया जाना चाहिए। ये संक्रमण नियंत्रण, एचआईपीएए , और वित्तीय लक्ष्यों हो सकते हैं।
पिछले एजेंडा से आवर्ती वस्तुओं की तलाश करें, जैसे दावा अस्वीकार, लंबे समय तक प्रतीक्षा करें, और रोगी संतुष्टि के मुद्दे।
2 -
रोगी देखभाल आवश्यकताओं को समायोजित करने के लिए समय की आवृत्ति और लंबाईकार्यालय बैठकों के समय की आवृत्ति और लंबाई कई कारकों पर निर्भर करती है। चिकित्सा कार्यालय के समय प्रतिबंधों के कारण, बैठकों को रोगी देखभाल में हस्तक्षेप नहीं करना चाहिए।
मीटिंग शेड्यूल करने का सबसे अच्छा समय घंटों के बाद या दिन की धीमी अवधि के दौरान होगा। इस तरह बैठक में कुछ या कोई बाधा नहीं होगी और समय पर शुरू और समाप्त हो सकती है। एक द्विपक्षीय या मासिक कर्मचारी बैठक जो एक घंटे से अधिक नहीं रहती, वह अधिक सुविधाजनक होगी।
कुछ प्रबंधक एक महीने में एक बार मिलना चाहेंगे छोटे समूहों या व्यक्तिगत स्टाफ सदस्यों के साथ अधिक विशिष्ट विषयों को संबोधित करने के लिए। यह एक महत्वपूर्ण कदम है जिसे अक्सर बैठक की योजनाओं से बाहर रखा जाता है। छोटे समूह या व्यक्तिगत बैठकों से लोगों को ऐसे विषयों को लाने या चर्चा करने की अनुमति मिलती है जो वे बड़े समूह के सामने बात करने के इच्छुक नहीं हो सकते हैं। प्रबंधक इसे बिना किसी महसूस किए कर्मचारियों के सदस्यों के साथ गोपनीय मुद्दों पर चर्चा करने का मौका भी दे सकते हैं।
3 -
मेडिकल सेटिंग में महत्व के आइटम पर चर्चा करेंहालांकि प्रत्येक कार्यालय अलग है, चिकित्सा कार्यालय की गतिशीलता प्रकृति में बहुत समान है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका मेडिकल कार्यालय राज्य और संघीय दिशानिर्देशों के अनुरूप है, प्रत्येक बैठक में कुछ विषयों को छूना चाहिए।
- एचआईपीएए: सभी स्वास्थ्य देखभाल प्रदाताओं की जिम्मेदारी है कि वे अपने कर्मचारियों को एचआईपीएए अनुपालन के बारे में प्रशिक्षित और सूचित रखें। जानबूझकर या आकस्मिक, पीएचआई के अनधिकृत प्रकटीकरण को एचआईपीएए का उल्लंघन माना जाता है। नियमित बातचीत के माध्यम से जानकारी के प्रकटीकरण से बचने के महत्व के बारे में प्रत्येक बैठक को अपने कर्मचारियों को याद दिलाएं; प्रतीक्षा क्षेत्रों, हॉलवे या लिफ्टों में रोगी की जानकारी पर चर्चा; पीएचआई का उचित निपटान; और जानकारी तक पहुंच उन कर्मचारियों तक सीमित रूप से सीमित है जिनकी नौकरियों को उस जानकारी की आवश्यकता होती है।
- संक्रमण नियंत्रण: संक्रामक बीमारियों के फैलाव को रोकने से चिकित्सा कार्यालय में संक्रमण नियंत्रण का मुख्य लक्ष्य है। जैसा कि हम सभी जानते हैं, उचित हाथ धोने संक्रमण के प्रसार को रोकने का सबसे प्रभावी तरीका है। हालांकि, अकेले हाथ धोना नौकरी नहीं कर सकता है। दोस्ताना अनुस्मारक यह सुनिश्चित करने में एक लंबा सफर तय करेंगे कि कर्मचारी और मरीज़ सुरक्षित रहें।
- वित्तीय लक्ष्य: किसी भी स्वास्थ्य सेवा की सफलता चिकित्सा कार्यालय की वित्तीय नीति की ताकत और कार्यालय अपने वित्तीय लक्ष्यों तक पहुंचने में कैसे कार्य करती है। कर्मचारियों को यह ध्यान में रखते हुए कि कार्यालय कितना अच्छा या खराब प्रदर्शन कर रहा है, वह अच्छा प्रदर्शन करने या सुधारने का एक तरीका है। कार्यालय की वित्तीय स्थिति कर्मचारियों के लिए समान रूप से महत्वपूर्ण है क्योंकि वे जानते हैं कि जब तक कार्यालय अच्छी तरह से वित्तीय प्रदर्शन करता है, तो वे अधिक सुरक्षित होते हैं, वे अपनी नौकरियों में महसूस कर सकते हैं।