अपने चिकित्सा कार्यालय में कर्मचारी दुर्व्यवहार को रोकें और पहचानें
आंतरिक नियंत्रण को धोखाधड़ी को हतोत्साहित करने, कंपनी संसाधनों की रक्षा करने और कानूनों और विनियमों के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन की गई प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया जाता है। आंतरिक नियंत्रण केवल प्रभावी होते हैं यदि वे चिकित्सा कार्यालय की विशिष्ट आवश्यकताओं, कार्यान्वित, निगरानी, और मापने के लिए निर्धारित किए जाते हैं ताकि वे यह सुनिश्चित कर सकें कि वे योजनाबद्ध रूप से कार्य कर रहे हैं।
आंतरिक नियंत्रण के संबंध में नीति रखने के द्वारा चिकित्सा कार्यालय को कर्मचारी दुर्व्यवहार को रोकने और पहचानने के लिए एक सक्रिय दृष्टिकोण लेना चाहिए। जोखिम के एक निश्चित स्तर को कम करके किसी भी आंतरिक नियंत्रण प्रक्रिया में रोकथाम और पहचान एक बहुत ही महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है।
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प्रथाओं को भर्ती करनासर्वश्रेष्ठ चिकित्सा कार्यालय कर्मचारियों को भर्ती करना आंतरिक नियंत्रण प्रक्रिया को मजबूत करने का एक प्रभावी तरीका है। पूरी तरह से संरक्षित उम्मीदवारों द्वारा सक्षम, भरोसेमंद और भरोसेमंद कर्मचारियों को भर्ती करना सिर्फ अच्छी व्यावसायिक समझ है। पृष्ठभूमि जांच और संदर्भ जांच किसी भी बुरे सेब को कम करने के लिए आसान तरीके हैं और कुछ लोगों को नौकरी के लिए आवेदन करने से रोकती हैं।
हालांकि पिछले नियोक्ताओं को रोजगार की स्थिति और रीयर के लिए योग्यता के अलावा कोई जानकारी देने की अनुमति नहीं है, लेकिन आप अनुरोध कर सकते हैं कि आवेदक पिछले पर्यवेक्षकों या सहकर्मियों के लिए अधिक विस्तृत जानकारी प्राप्त करने के लिए संपर्क जानकारी प्रदान करें। क्रेडिट चेक सहित पृष्ठभूमि जांच भी आवेदक के व्यक्तिगत इतिहास के बारे में विवरण प्रदान करती है।
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कर्तव्यों का विभाजनअलग-अलग कर्तव्यों से एक कर्मचारी को वित्त के संचालन से जुड़े कई लेनदेन की ज़िम्मेदारी रखने से रोकता है। जब भी किसी कर्मचारी को धन संभालना पड़ता है तो वहां एक व्यक्ति होना चाहिए जो कुछ लेन-देन को अधिकृत करता है, प्रसंस्करण के लिए जिम्मेदार दूसरा व्यक्ति, और एक दूसरे के साथ मिलकर और रिकॉर्डिंग के लिए। यह सुनिश्चित करता है कि कोई भी व्यक्ति किसी भी कार्य को निष्पादित नहीं कर सकता है जिसे किसी अन्य व्यक्ति द्वारा नहीं पता या समीक्षा नहीं की जाती है।
कर्तव्यों का पृथक्करण किसी भी राशि के खोने के लिए मुश्किल हो जाता है, चाहे वह फ्रंट डेस्क स्तर पर हो या चिकित्सा कार्यालय का प्रशासनिक स्तर हो। जब कर्मचारियों को पता है कि प्रत्येक प्रक्रिया को ट्रैक और निगरानी की जाती है, तो यह कार्य करने में सटीकता और ईमानदारी को प्रोत्साहित करती है।
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प्रलेखनप्रत्येक वित्तीय लेनदेन में पेपर ट्रेल होना चाहिए। दस्तावेज़ीकरण केवल कार्यों को लिखने या दस्तावेज करने का अभ्यास नहीं है, बल्कि चालान और भुगतान प्रेषण जैसे सभी वित्तीय अभिलेखों की प्रतियां रखने का भी नहीं है। मौखिक अनुरोध के आधार पर कर्मचारियों को लेनदेन करने के लिए कभी भी जागरूक नहीं किया जाना चाहिए।
वैध दस्तावेज में आधिकारिक चिकित्सा कार्यालय के रूप, लेटरहेड, या चालान शामिल हैं और जब आवश्यक हो, हस्ताक्षर द्वारा अधिकृत होना चाहिए। चेक में हमेशा एक चालान होना चाहिए, जैसे धनवापसी, धन हस्तांतरण या भुगतान पोस्टिंग। नकद केवल स्वीकार किया जाना चाहिए, जब तक कि रोगी परिवर्तन वापस न दें, कभी बाहर नहीं दिया जाता। प्रत्येक शिफ्ट की शुरुआत और अंत में नकद बॉक्स सुलह भी दस्तावेज किया जाना चाहिए।
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शारीरिक और इलेक्ट्रॉनिक सुरक्षा उपायSafes, अलार्म सिस्टम, कैमरे, और ताले का उपयोग डेटा, सूची, संपत्ति, और धन की सुरक्षा में चिकित्सा कार्यालय की सहायता कर सकते हैं।
1. चिकित्सा कार्यालय कर्मचारियों द्वारा सीमित पहुंच के साथ सुरक्षित रूप से लॉक सभी नकद बक्से, चेक और रसीद किताबें रखें। संयोजन नियमित रूप से बदला जाना चाहिए।
2. घंटों के बाद और गैर-संचालन दिनों के लिए अलार्म सिस्टम रखें।
3. प्रत्येक प्रवेश द्वार पर कैमरे लगाए जा सकते हैं और आगे की मेज से बाहर निकल सकते हैं और सुरक्षित रख सकते हैं।
4. आपूर्ति कक्ष और / या फार्मेसी कैबिनेट को हर समय बंद कर दें और केवल आवश्यक क्षेत्रों तक पहुंच की अनुमति दें।
इलेक्ट्रॉनिक सुरक्षा उपायों में पासवर्ड का उपयोग शामिल है और केवल अधिकृत कर्मियों तक पहुंच प्रतिबंधित है।
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निगरानी संचालनकिसी भी आंतरिक नियंत्रण प्रक्रिया संचालन की निगरानी के बिना अपूर्ण होगा। आंतरिक नियंत्रण निगरानी में यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रक्रियाएं ठीक से चल रही हैं, दैनिक संचालन की समीक्षा करना शामिल है।
1. नकद सुलह
2. खाता या चार्ट लेखा परीक्षा
3. रिपोर्ट की तुलना करके सत्यापन
4. नियमित सूची जांच
सभी प्रक्रियाओं पर नज़दीकी नजर रखना आवश्यक है, लेकिन पहले और सबसे महत्वपूर्ण चिकित्सा कार्यालय प्रबंधक को यह करना चाहिए:
1. नियम और लक्ष्य स्थापित करें
2. उन्हें सभी कर्मचारियों के साथ संवाद करें
3. नियमित आधार पर प्रतिक्रिया प्रदान करें