टी मेडिकल ऑफिस का फ्रंट डेस्क बहुत व्यस्त जगह हो सकता है। चिकित्सा कार्यालय के सुचारु संचालन के लिए फ्रंट डेस्क स्टाफ आवश्यक है। फ्रंट डेस्क स्टाफ में आमतौर पर रिसेप्शनिस्ट और / या चिकित्सा सहायक होते हैं और चिकित्सा कार्यालय के आकार के आधार पर एक व्यक्ति दोनों हो सकता है। नैदानिक कर्तव्यों को अलग करते हुए, फ्रंट डेस्क पांच प्रशासनिक कर्तव्यों के लिए जिम्मेदार है:
- ग्रीटिंग मरीज़
- टेलीफोन का जवाब और प्रबंधन
- नियुक्ति शेड्यूलिंग
- इंटरऑफिस संचार
- बाहरी पत्राचार
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ग्रीटिंग मरीजोंग्रीटिंग मरीज़ सिर्फ आप जो कहते हैं उसके बारे में नहीं है, यह भी है कि आप रोगियों के साथ कैसे बातचीत करते हैं। रोगियों को स्वागत महसूस करने के लिए फ्रंट डेस्क ज़िम्मेदार है।
फ्रंट डेस्क पहली बार इंप्रेशन है जब एक चिकित्सक को चिकित्सकीय अभ्यास पर कॉल करने या जाने पर प्राप्त होता है। यह महत्वपूर्ण है कि फ्रंट डेस्क असाधारण ग्राहक सेवा प्रदान करे और चिकित्सा अभ्यास का सकारात्मक प्रतिनिधित्व करे।
मरीजों को बधाई देने के अन्य तरीके यहां दिए गए हैं:
- उचित टेलीफोन शिष्टाचार का उपयोग करके एक विनम्र, लगातार तरीके से बनाए रखने के दौरान फोन का जवाब देता है
- रिसेप्शन क्षेत्र को साफ और संगठित रखता है
- नियमित और वित्तीय जानकारी सहित रोगी को विस्तृत रोगी की जानकारी एकत्रित करके रोगियों के नए मरीजों और मौजूदा रोगी जनसांख्यिकी अद्यतन करते हैं
- रोगियों के आगमन के प्रदाता को सूचित करने, देरी से अवगत होने और रोगियों और नैदानिक कर्मचारियों के साथ संवाद करके रोगी प्रवाह की सुविधा प्रदान करता है
- रोगियों, संभावित मरीजों, और एक विनम्र तरीके से आगंतुक पूछताछ का जवाब देता है
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टेलीफोन का प्रबंधन करता हैएक विनम्र और लगातार तरीके से फोन का जवाब देना मरीजों को ग्रीटिंग का एक हिस्सा है, यह फ्रंट डेस्क की टेलीफोन जिम्मेदारियों का एकमात्र कर्तव्य नहीं है। फ्रंट डेस्क की सभी आने वाली कॉल प्राप्त करने की ज़िम्मेदारी है और आवश्यकता होने पर आउटगोइंग कॉल भी करना है।
- आने वाली कॉल: आने वाली कॉल में मरीज़ कॉल, टेलीमार्केटर्स, फार्मास्यूटिकल रेप्स, अन्य चिकित्सक और बहुत कुछ शामिल हैं। इन संचार कौशल का उपयोग करते हुए टेलीफ़ोन का प्रबंधन करते समय फ्रंट डेस्क को उचित टेलीफोन शिष्टाचार का उपयोग करना चाहिए: एक सक्रिय श्रोता बनें, अच्छे फोन शिष्टाचार, स्क्रीन कॉल करें, व्यवहार का उपयोग करें, प्रश्न पूछें, और गोपनीयता बनाए रखें।
- आउटगोइंग कॉल: कभी-कभी फ्रंट डेस्क को रोगी की नियुक्ति पर चर्चा करने के लिए आउटगोइंग कॉल करना पड़ सकता है, बाहरी अपॉइंटमेंट्स या रेफरल्स या ऑर्डर सप्लाई करना पड़ सकता है। चिकित्सा कार्यालय के प्रतिनिधि के रूप में, उचित टेलीफोन शिष्टाचार का उपयोग करना उतना ही महत्वपूर्ण है।
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नियुक्ति नियुक्तियांएक उत्कृष्ट रोगी अनुभव और एक चिकनी रोगी प्रवाह के लिए प्रभावी शेड्यूलिंग आवश्यक है। अधिकांश चिकित्सा कार्यालय शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं जो शेड्यूलिंग अपॉइंटमेंट को सरल और आसान बनाता है। हालांकि, फ्रंट डेस्क रद्दीकरण या नो-शो भरने में सक्षम होना चाहिए और रोगियों और चिकित्सकों को कार्यक्रम में बदलावों को संचारित करने में सक्षम होना चाहिए।
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इंटरऑफिस संचारचिकित्सा कार्यालय का फ्रंट डेस्क संचार केंद्र की तरह है। अधिकांश इंटरऑफिस संचार फ्रंट डेस्क के माध्यम से जाता है, खासकर जब इसमें रोगी से संबंधित किसी भी प्रशासनिक कार्य शामिल होते हैं।
सबसे प्रभावी रूप से स्पष्ट और संक्षिप्त जानकारी संवाद करने के लिए महत्वपूर्ण है। चाहे एक ज्ञापन में, एक आंतरिक कार्यालय ईमेल के माध्यम से एक लिखित संचार, एक बातचीत पर, या समूह सेटिंग में, विषय पर चिपकना और बिंदु से भटकना महत्वपूर्ण नहीं है।
प्रभावी इंटरऑफिस संचार के लिए आवश्यक कुछ बुनियादी कौशल में शामिल हैं:
- टेलीफोन शिष्टाचार
- ग्राहक सेवा
- मूल शब्द और उत्कृष्ट कार्यक्रम
- समय प्रबंधन
- संगठन कौशल
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बाहरी संचारबाहरी संचार में विक्रेताओं, अन्य चिकित्सक प्रथाओं, बीमा कंपनियों और अन्य व्यवसायों के साथ संभावित रूप से संचार करना शामिल है। इसके लिए आउटगोइंग फोन कॉल करने, पेशेवर अक्षरों को टाइप करने, फ़ैक्सिंग और मेलिंग अक्षरों की आवश्यकता हो सकती है।
आमतौर पर प्रशासनिक प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं, दावों की प्रसंस्करण, रोगी चार्ट तैयार करने और बुनियादी कंप्यूटर कौशल सहित व्यवसाय कार्यक्रम में प्रमाण पत्र या एसोसिएट्स डिग्री से प्राप्त कार्यालय प्रक्रियाओं का ज्ञान। बुनियादी प्रशासनिक सहायक कौशल और कार्यालय कार्यालयों को पर्याप्त रूप से संचालित करने में सक्षम होने से पहले कार्यालय की सफलता के लिए महत्वपूर्ण हैं।